§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu Cosplay, zwanego dalej Konkursem, odbywającego się 06.09.2025 r. w Białymstoku podczas wydarzenia Moricon 2025, zwanego dalej Konwentem.
2. Organizatorem Konkursu jest Fundacja Wielka Żaba z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0001013635 zwana dalej Organizatorem.
3. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Organizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenie losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. 2009 nr 201 poz. 1540).
4. Zadaniem uczestników Konkursu jest przygotowanie kostiumu i zaprezentowanie go na scenie w trakcie Konkursu oraz przed jurorami.

§ 2 Warunki uczestnictwa w Konkursie

1. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być każda osoba fizyczna, będąca konsumentem w rozumieniu art. 22(1) kodeksu cywilnego, która najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konkursu Cosplay spełnia następujące warunki:
   1. zapoznała się z treścią Regulaminu Bezpieczeństwa Moricon 2025 oraz Regulaminu Konkursu Cosplay i zaakceptowała jego postanowienia;
   2. jest pełnoletnia lub w razie niepełnoletności posiada pisemną zgodę lub opiekuna prawnego wg wzoru zamieszczonego na stronach Konwentu;
   3. jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Bezpieczeństwa Konwentu skutkuje wyłączeniem z Konkursu);
   4. posiada strój postaci z komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, bajki, animacji bądź innych utworów kultury – w szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Organizatora dozwolona jest kreacja własna utrzymana w odpowiedniej stylistyce gatunku;
   5. elementy stroju nie są przedmiotem niebezpiecznym w rozumieniu § 3 pkt 1 Regulaminu Bezpieczeństwa Konwentu, chyba że są odpowiednio zabezpieczoną i oznakowaną repliką wniesioną na teren wydarzenia tylko za wcześniejszym zgłoszeniem i zgodą Organizatora w celach niniejszego Konkursu;
   6. zgłaszany strój nie zdobył głównej nagrody w żadnym konkursie cosplay na terenie Polski w bieżącym roku oraz ubiegłych 5 latach, nie jest efektem modyfikacji stroju, który zdobył główną nagrodę w jakimkolwiek konkursie cosplay na terenie Polski, a także nie został stworzony w celach komercyjnych w wyniku prowadzonej przez Uczestnika działalności gospodarczej.
2. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Uczestnik, przystępując do Konkursu Cosplay, akceptuje tym samym wszystkie zawarte w niniejszym Regulaminie postanowienia.
3. Wskazane jest, by Uczestnik wykonał swój strój samodzielnie, jednak nie jest to warunek konieczny. W przypadku niesamodzielnego wykonania stroju Uczestnik bierze udział tylko w ocenie występu scenicznego. Aby strój został uznany za wykonany samodzielnie, musi spełniać następujące kryteria:
   1. musi być wykonany własnoręcznie w minimum 60% - należy podać w formularzu wszystkie elementy zakupione bądź wykonane niesamodzielnie,
   2. może mieć elementy wykonane technikami maszynowymi (przykładowo: druk na tkaninie, druk 3D) - należy podać w formularzu informację, czy dany wykrój lub model jest wykonany samodzielnie przez Uczestnika.
4. Zgłoszenie internetowe na Konkurs należy wysłać w terminie do 26.08.2025 r. przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronach Konwentu.
5. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie elementy wymagane w formularzu zgłoszeniowym.
6. Przesłanie zgłoszenia jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu przez Organizatora.
7. Po uzupełnieniu formularza, najpóźniej w terminie do 31.08.2025 r. Organizator przekaże informację o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia i wymaganych poprawkach w zgłoszeniu.
8. Istnieje możliwość zgłoszenia grupowego, w takim wypadku zgłoszenie zostaje złożone przez wybranego przez grupę członka i to z nim kontaktuje się Organizator. 
9. Scenariusz występu solowego powinien zakładać długość trwania występu od minimalnie jednej minuty do maksymalnie dwóch minut. Dla prezentacji grupowych czas trwania występu wynosi minimalnie jedną minutę, a maksymalnie cztery minuty. Na prośbę Uczestnika, w specjalnych, uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość rozszerzenia przez Organizatora czasu trwania występu.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania, po uprzednim poinformowaniu uczestnika, poprawek do scenariusza występu. W szczególności dotyczy to czasu trwania występu lub używanych w nim rekwizytów.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia dowolnego zgłoszenia, a w szczególności zgłoszenia: niekompletnego; nieodpowiedniego dla osób nieletnich, o treści nakłaniającej do popełnienia przestępstwa i/lub zawierającej wszelkie działania przestępcze.
12. Zmiany w informacjach zawartych w przesłanym przez Uczestnika zgłoszeniu można dokonywać najpóźniej do 05.09.2025 r. do końca dnia poprzez kontakt na adres e-mail.
13. W przypadku nieobecności podczas próby generalnej Konkursu prezentacja stroju nie zostanie dopuszczona do udziału w Konkursie.
14. Najpóźniej do 31.08.2025 r. wszyscy uczestnicy zostaną poinformowani o godzinie i miejscu rozpoczęcia Konkursu wraz z Próbą i Rundą Jury.

§ 3 Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z:
   1. Rundy Jury
   2. Próby Cosplay
   3. Gali Cosplay
2. Runda Jury i Próba przed Galą są obowiązkowe dla każdego Uczestnika. Nieobecność jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa. W przypadku kiedy Uczestnik jest prelegentem bądź innym twórcą atrakcji, ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi. Istnieje wtedy możliwość zorganizowania dodatkowych czynności zaradczych, aby nie nastąpiła dyskwalifikacja Uczestnika, poprzez nieobecność. 
3. Podczas Rundy Jury strój każdego Uczestnika zostanie oceniony przez Jury na podstawie wywiadu i oględzin.
4. Podczas Gali, przy obecności publiczności:
   1. Prowadzący przedstawi Uczestnika;
   2. Uczestnik zaprezentuje strój w zaplanowanej przez siebie scence wg zgłoszenia;
   3. Uczestnik ma obowiązek zastosować się do scenariusza przedstawionego Organizatorowi przed Galą.
5. Umieszczenie w występie niezatwierdzonych wcześniej przez Organizatora elementów mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dobrych obyczajów pozostałych osób może stanowić podstawę do dyskwalifikacji z Konkursu.
6. Zabrania się również wykorzystywania w występie elementów sypkich, cieczy oraz innych, których użycie może wiązać się z koniecznością późniejszego doprowadzania sceny do stanu sprzed występu, aby uniknąć ewentualnych opóźnień w dalszej części Konkursu.

§ 4 Nagrody

1. Przy ocenie przez Jury będą brane pod uwagę następujące elementy:
   1. zgodność stroju z materiałem źródłowym,
   2. wykonanie techniczne stroju,
   3. występ na scenie,
   4. reakcja publiczności.
2. Ocenie wykonania stroju nie podlegają stroje nie wykonane własnoręcznie.
3. Jury przyzna trzy nagrody:
   1. Grand Prix – nagrodę główną będącą sumą wszystkich punktów oceny,
   2. Nagrodę za wykonanie techniczne stroju,
   3. Nagrodę za najlepszy występ sceniczny.
4. Nagroda publiczności jest rozstrzygana za pomocą formularza, który wypełniają widzowie. W przypadku gdy zwycięzca jednej z trzech wyżej wymienionych nagród zostanie wyróżniony również przez publiczność, nagroda zostanie przyznana kolejnemu zaraz po nim, najwyższemu wynikowi w głosowaniu publiczności.
5. Decyzja Jury jest nieodwołalna i nie podlega zaskarżeniu.
6. W przypadku zdobycia nagrody przez grupę zostaje ona oddana do dyspozycji osoby wysyłającej zgłoszenie. Podział nagrody jest niezależny od Organizatora.
7. Nagrody rzeczowe zapewnione przez sponsora zostaną opublikowane przez Organizatora na stronach Konwentu.
8. Organizator jest odpowiedzialny za ufundowanie oraz wręczenie nagród opisanych w § 4 w punkcie 3. oraz i innych upominków.
9. Organizator jest zobowiązany do realizacji zobowiązań podatkowych związanych z przyznawaniem nagród.

§ 5 Upomnienia i dyskwalifikacje

1. W zależności od rangi przewinienia, Organizator może wystosować upomnienie lub dokonać dyskwalifikacji Uczestnika (odmówić mu dalszego udziału w bieżącej edycji konkursu, nie uwzględnić w punktacji końcowej, zażądać natychmiastowego opuszczenia zaplecza scenicznego) i/lub odmówić udziału w kolejnych edycjach Konkursu i/lub odebrać przyznaną nagrodę wraz z tytułem.
2. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są przez Organizatora Konkursu w następujących przypadkach:
   1. Uczestnik w sposób celowy zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w Konkursie;
   2. Uczestnik wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników Konkursu lub obsługi Konwentu;
   3. Wystąpiła przemoc werbalna lub fizyczna ze strony Uczestnika w stronę innego Uczestnika Konwentu, gościa lub obsługi;
   4. Uczestnik nie stawił się na Rundzie Jury, Próbie lub swoim występie scenicznym bez podania powodu lub za powód podając własne zaniedbanie (np. nieukończenie kostiumu na czas, zmianę zdania, wycofanie się części grupy, nieprzygotowanie do występu scenicznego).  Podpunkt ten nie dotyczy osób, u których wystąpiły poważne problemy zdrowotne lub względy losowe, uniemożliwiające kontynuowanie uczestnictwa;
   5. Uczestnik zataił istotne informacje na temat ocenianego kostiumu.
3. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez Organizatora. 

§ 6 Dane osobowe uczestników

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Wielka Żaba z siedzibą w Poznaniu przy ul. Bukowskiej 122B/10, 60-398 Poznań, wpisana do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001136398.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji działań statutowych Administratora, organizacji Konkursu, rejestracji uczestników, dostarczenia nagród w Konkursie, kontaktu z uczestnikami oraz rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, adres do korespondencji, wizerunek.
3. Podanie danych jest dobrowolne, odmowa uniemożliwia jednak realizację rejestracji Uczestnika.
4. Dane osobowe uczestników mogą być przekazywane partnerom Administratora w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji Konkursu, zgodnym ze standardami bezpieczeństwa. Dane osobowe uczestników mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. O takich przypadkach uczestnicy zostaną odpowiednio poinformowani.
5. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnicy mogą także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Państwa dane przetwarzane będą przez okres rekrutacji oraz po zakończeniu procesu rekrutacji przez 5 lat w celach archiwalnych, lub do momentu wycofania zgody przez Państwa. Po wyznaczonym okresie lub jeżeli dojdzie do cofnięcia zgody, Państwa dane będą skutecznie usuwane z naszych baz danych.
7. Administrator zapewnia Uczestnikowi prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody. Uczestnikowi przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. Uczestnik ma prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Administrator nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania.
10. W sprawach dotyczących danych osobowych Uczestnik ma prawo kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: [email protected].
11. Uczestnik poprzez przystąpienie do Konkursu wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie wizerunku w celach związanych z archiwizowaniem materiałów i promocją wydarzeń organizowanych przez Administratora.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   1. zmiany terminów zgłoszeń, po wcześniejszym opublikowaniu tej informacji na stronach Konwentu);
   2. wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, pod warunkiem poinformowania Uczestników ww. metodami i drogą e-mail;
   3. selekcji zgłoszeń wg kryteriów jakościowych, kompletności oraz poprawności złożonego zgłoszenia, szczególnie w wypadku nadmiernej ich ilości;
   4. zmiany niniejszego regulaminu z poniżej wskazanych przyczyn:

• jeśli zmiana  Regulaminu jest konieczna ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub ze względu na uznanie postanowienia Regulaminu za niedozwolone – odpowiednio w tym zakresie;
• realizacji obowiązku wynikającego z prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji organów administracji.

2. Przystępując do udziału w Konkursie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowego, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
3. W zastosowaniu pozostają przepisy Regulaminu Bezpieczeństwa Moricon 2025, a w szczególności przepisy o wykorzystaniu wizerunku Uczestnika do celów promocyjnych przez Organizatora.
4. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Pytania bądź uwagi należy wysyłać na adres e-mail [email protected].